Le registre unique du personnel, pret pour l'inspection du travail

Le registre unique du personnel est un document obligatoire prevu par l'article L1221-13 du Code du travail. Il repertorie tous les salaries de l'entreprise avec leurs informations essentielles : identite, emploi, type de contrat, dates d'entree et de sortie.

Oui. L'article L1221-13 du Code du travail impose a tout employeur, des la premiere embauche, de tenir un registre unique du personnel. Cela concerne les entreprises, associations et professions liberales, quelle que soit leur taille.

Oui. L'article L1221-13 vise « tout etablissement ou sont employes des salaries », sans seuil d'effectif. Un seul salarie, meme a temps partiel, meme en CDD de deux semaines, declenche l'obligation. Il n'existe pas de tolerance pour les tres petites structures.

Seulement si vous employez quelqu'un. Un auto-entrepreneur qui travaille seul n'a aucun registre a tenir. Des qu'il embauche un salarie ou accueille un stagiaire, il devient employeur et l'obligation s'applique, exactement comme pour une societe. Faire appel a un sous-traitant ou a un autre independant ne compte pas : ce ne sont pas des salaries.

Pour chaque salarie : nom, prenom, nationalite, date de naissance, sexe, emploi et qualification, dates d'entree et de sortie, type de contrat (article D1221-23). Pour les travailleurs etrangers, le type et le numero d'autorisation de travail. Pour les interimaires, la mention « salarie temporaire » et les coordonnees de l'ETT. Pour les stagiaires, le nom du tuteur et le lieu de presence (article D1221-23-1).

Le manquement est une contravention de 4e classe (article R1227-7), soit 750 euros au maximum pour un employeur personne physique. Le texte precise que l'amende « est appliquee autant de fois qu'il y a de personnes employees » : elle se cumule donc par salarie. Pour une personne morale (societe, association), le maximum est quintuple, soit 3 750 euros par salarie concerne.

Cinq ans. L'article R1221-26 impose de conserver les mentions pendant cinq ans a compter de la date a laquelle le salarie ou le stagiaire a quitte l'etablissement. Le registre doit rester a la disposition de l'inspecteur du travail a tout moment. Passe ce delai, rien ne justifie de garder ces donnees personnelles : le RGPD invite a les purger.

La loi n'impose pas de format precis, donc un support numerique est admis. Mais l'article L1221-13 exige des inscriptions indelebiles, dans l'ordre des embauches. Un fichier Excel reste modifiable et re-triable a posteriori, ce qui fragilise sa valeur probante en cas de controle. Un PDF fige leve cette ambiguite.

Oui. Aucun texte n'impose le papier : le registre peut etre tenu sur support numerique, a condition que les inscriptions soient indelebiles et que le document soit presentable immediatement lors du controle. Un PDF imprime ou affiche a l'ecran convient. En pratique, gardez un exemplaire imprime par etablissement : c'est le plus simple a produire quand un inspecteur se presente sans prevenir.

L'URSSAF cherche surtout le travail dissimule. Le registre n'est pas sa cible principale, mais il sert de recoupement : un salarie present dans vos locaux, absent du registre et absent de la DPAE, alimente une presomption de dissimulation d'emploi salarie, dont les consequences depassent de loin l'amende de 750 euros. Un registre a jour et coherent avec vos DPAE est votre premiere ligne de defense.

Le principe d'indelebilite interdit de gommer une mention existante. On corrige en ajoutant une nouvelle mention datee plutot qu'en supprimant l'ancienne, afin de garder un historique coherent sans rature suspecte. Une ligne barree et corrigee, datee, vaut mieux qu'une ligne disparue.

Un par etablissement. L'article L1221-13 vise « tout etablissement », pas l'entreprise : deux boutiques a deux adresses tiennent chacune leur registre, avec leurs seuls salaries. Un registre unique centralise au siege n'est pas conforme si un inspecteur se presente dans un autre etablissement et ne peut rien consulter sur place.

Le SIRET n'est pas une mention obligatoire par salarie, mais il identifie l'etablissement et figure en tete des registres serieux. Notre generateur l'affiche dans l'en-tete de l'entreprise.

Oui. L'entreprise utilisatrice inscrit les interimaires avec la mention « salarie temporaire », le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire (ETT) qui les emploie, dans une partie distincte des salaries en contrat direct.

Oui des le premier salarie, sauf si vous passez par le Cheque Emploi Associatif (CEA) : l'article L1272-4 dispense alors du registre, le CEA valant accomplissement de la formalite. Les benevoles n'y figurent jamais, seuls les salaries et stagiaires.

Le registre contient des donnees personnelles : la CNIL demande de le limiter aux mentions utiles, de le securiser et de respecter la duree de conservation de 5 ans. Nos donnees sont hebergees en France et ne sont jamais revendues.

Remplir le formulaire et verifier votre registre a l'ecran est gratuit, sans inscription, jusqu'a 5 salaries. Le telechargement du PDF coute 4,90 EUR et le Pack Pro (PDF + Word modifiable + salaries illimites) 9,90 EUR, en paiement unique. Il n'y a pas d'abonnement.