Le registre unique du personnel, prêt pour l'inspection du travail

Le registre unique du personnel est un document obligatoire prévu par l'article L1221-13 du Code du travail. Il répertorie tous les salariés de l'entreprise avec leurs informations essentielles : identité, emploi, type de contrat, dates d'entrée et de sortie.

Oui. L'article L1221-13 du Code du travail impose à tout employeur, dès la première embauche, de tenir un registre unique du personnel. Cela concerne les entreprises, associations et professions libérales, quelle que soit leur taille.

Oui. L'article L1221-13 vise « tout établissement où sont employés des salariés », sans seuil d'effectif. Un seul salarié, même à temps partiel, même en CDD de deux semaines, déclenche l'obligation. Il n'existe pas de tolérance pour les très petites structures.

Seulement si vous employez quelqu'un. Un auto-entrepreneur qui travaille seul n'a aucun registre à tenir. Dès qu'il embauche un salarié ou accueille un stagiaire, il devient employeur et l'obligation s'applique, exactement comme pour une société. Faire appel à un sous-traitant ou à un autre indépendant ne compte pas : ce ne sont pas des salariés.

Pour chaque salarié : nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, dates d'entrée et de sortie, type de contrat (article D1221-23). Pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro d'autorisation de travail. Pour les intérimaires, la mention « salarié temporaire » et les coordonnées de l'ETT. Pour les stagiaires, le nom du tuteur et le lieu de présence (article D1221-23-1).

Le manquement est une contravention de 4e classe (article R1227-7), soit 750 euros au maximum pour un employeur personne physique. Le texte précise que l'amende « est appliquée autant de fois qu'il y a de personnes employées » : elle se cumule donc par salarié. Pour une personne morale (société, association), le maximum est quintuplé, soit 3 750 euros par salarié concerné.

Cinq ans. L'article R1221-26 impose de conserver les mentions pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement. Le registre doit rester à la disposition de l'inspecteur du travail à tout moment. Passé ce délai, rien ne justifie de garder ces données personnelles : le RGPD invite à les purger.

La loi n'impose pas de format précis, donc un support numérique est admis. Mais l'article L1221-13 exige des inscriptions indélébiles, dans l'ordre des embauches. Un fichier Excel reste modifiable et re-triable a posteriori, ce qui fragilise sa valeur probante en cas de contrôle. Un PDF daté et figé lève cette ambiguïté.

Oui. Aucun texte n'impose le papier : le registre peut être tenu sur support numérique, à condition que les inscriptions soient indélébiles et que le document soit présentable immédiatement lors du contrôle. Un PDF imprimé ou affiché à l'écran convient. En pratique, gardez un exemplaire imprimé par établissement : c'est le plus simple à produire quand un inspecteur se présente sans prévenir.

L'URSSAF cherche surtout le travail dissimulé. Le registre n'est pas sa cible principale, mais il sert de recoupement : un salarié présent dans vos locaux, absent du registre et absent de la DPAE, alimente une présomption de dissimulation d'emploi salarié, dont les conséquences dépassent de loin l'amende de 750 euros. Un registre à jour et cohérent avec vos DPAE est votre première ligne de défense.

Le principe d'indélébilité interdit de gommer une mention existante. On corrige en ajoutant une nouvelle mention datée plutôt qu'en supprimant l'ancienne, afin de garder un historique cohérent sans rature suspecte. Une ligne barrée et corrigée, datée, vaut mieux qu'une ligne disparue.

Un par établissement. L'article L1221-13 vise « tout établissement », pas l'entreprise : deux boutiques à deux adresses tiennent chacune leur registre, avec leurs seuls salariés. Un registre unique centralisé au siège n'est pas conforme si un inspecteur se présente dans un autre établissement et ne peut rien consulter sur place.

Le SIRET n'est pas une mention obligatoire par salarié, mais il identifie l'établissement et figure en tête des registres sérieux. Notre générateur l'affiche dans l'en-tête de l'entreprise.

Oui. L'entreprise utilisatrice inscrit les intérimaires avec la mention « salarié temporaire », le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire (ETT) qui les emploie, dans une partie distincte des salariés en contrat direct.

Oui dès le premier salarié, sauf si vous passez par le Chèque Emploi Associatif (CEA) : l'article L1272-4 dispense alors du registre, le CEA valant accomplissement de la formalité. Les bénévoles n'y figurent jamais, seuls les salariés et stagiaires.

Le registre contient des données personnelles : la CNIL demande de le limiter aux mentions utiles, de le sécuriser et de respecter la durée de conservation de 5 ans. Nos données sont hébergées en France et ne sont jamais revendues.

Remplir le formulaire, contrôler votre registre à l'écran et télécharger le PDF spécimen est gratuit, sans inscription, jusqu'à 3 salariés. Le spécimen n'est pas opposable : il ne porte ni date d'établissement, ni empreinte d'intégrité, ni QR de vérification. Le PDF daté et scellé coûte 9,99 € en paiement unique, sans compte. Un registre se retouche à chaque embauche et à chaque départ : pour celui qui bouge, l'abonnement « Registres illimités » (registres datés illimités + classeur Excel + Word modifiable + salariés illimités) coûte 9,99 € par mois. Il se résilie en un clic depuis votre espace, et le mois entamé reste ouvert.

Depuis votre espace, page « Mon abonnement » : un bouton, une confirmation, c'est fait. Pas d'e-mail à écrire, pas de préavis, pas de frais. La résiliation arrête tout prélèvement futur immédiatement ; le mois en cours étant déjà payé, votre accès reste entier jusqu'à son terme, et la date exacte est affichée sur la page. Vos registres déjà établis restent dans votre compte et restent téléchargeables après la résiliation, PDF, Word et classeur Excel compris. Vous pouvez aussi réactiver l'abonnement avant le terme, sans rien repayer.

Pas pour le PDF daté à 9,99 € : vous payez, vous téléchargez, et un compte vous est seulement proposé ensuite pour retrouver le document plus tard. L'abonnement, lui, a besoin d'un compte — c'est là que vous retrouvez vos registres et que vous le résiliez vous-même.